Zwar spricht man davon eine Eigentumswohnung zu besitzen, aber tatsächlich besitzt man zusammen mit anderen Menschen ein Haus, für das man gemeinsam verantwortlich ist. Miteigentümer haben unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen. Aber nur wenn alle Miteigentümer und der Verwalter in die gleiche Richtung rudern, kommt die Gemeinschaft voran.

Deshalb ist für mich das Miteinander ein zentraler Punkt meiner Arbeit. Dazu gehört auch, die Verwaltung Ihrer WEG mit größter Sorgfalt, transparent und nachvollziehbar durchzuführen. Im Folgenden können Sie sich über meine Leistungen informieren, die die Grundlage meiner Arbeit bilden.

Grundleistungen

Die Grundleistungen sichern der Gemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Hierzu gehören insbesondere die im Wohnungseigentumsgesetz aufgeführten Aufgaben.

1 Wirtschaftsplan

Ich erstelle einen Wirtschaftsplan pro Wirtschaftsjahr. Dieser besteht zum einen aus dem Gesamtwirtschaftsplan, der die zu erwartenden Beträge der jeweiligen Kosten- und Einnahmearten der Eigentümergemeinschaft enthält und zum anderen die Einzelwirtschaftspläne pro Einheit (z. B. Wohnung oder Garage), die die jeweils anteiligen Beträge ausweisen.
In diesem Wirtschaftsplan wird die Höhe der Hausgelder von mir vorgeschlagen. Er wird dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung vorgelegt und anschließend in der Eigentümerversammlung von der Eigentümergemeinschaft beschlossen.

2 Jahresabrechnung

Jahresabrechnung
Ich erstelle eine jährliche Abrechnung über die Einnahmen und Ausgaben des Abrechnungsjahres als Gesamt- und Einzelabrechnung entsprechend der in der Gemeinschaftsordnung oder evtl. durch Vereinbarung oder Beschlussfassung festgelegten Verteilerschlüssel.
Zinsen
Die Jahresabrechnung weist neben den Zinseinnahmen die von der Bank an den Fiskus abgeführte Kapitalertragsteuer aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.
Haushaltsnahe Dienstleistungen
Die Jahresabrechnung weist die Ausgaben der Gemeinschaft für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.
Instandhaltungsrücklage
Die Jahresabrechnung weist die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage aus.
Status
Der Status enthält die Angaben über Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie über die Kontenstände der Gemeinschaft zu Beginn und zum Ende des Abrechnungsjahres.

3 Eigentümerversammlung und Niederschrift

Eigentümerversammlung
Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahrs, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und –unterlagen zur Verfügung stehen.
Vorbereitung und Einladung
Etwa fünf bis sechs Wochen vor der Eigentümerversammlung gebe ich den Termin der Versammlung bekannt. Die Miteigentümer haben dann mindestens zwei Wochen sich über Themen, die besprochen werden sollen, auszutauschen und ggf. Beschlussanträge zu stellen. Ich bin auch gerne dabei behilflich, Beschlussanträge zu formulieren.
Die Einladung, die Tagesordnung und eine separate Liste mit Erläuterungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erhalten die Miteigentümer zwei Wochen vor der Versammlung.
Vorsitz und Niederschrift
Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führe ich den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorge für eine ordnungsmäße Niederschrift der Beschlüsse. Unabhängig vom Vorsitz moderiere ich die Versammlung, um sicher zu stellen, dass die Tagesordnungspunkte gründlich besprochen und möglichst optimale Besprechungsergebnisse erzielt werden können.
Beschluss-Sammlung
Ich führe die Beschluss-Sammlung.

4 Hausordnung

Die Durchsetzung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnung(en) ist eine Grundlage für ein konfliktarmes Zusammenleben. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahne ich bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Die Gemeinschaft kann dann über weitere Schritte beraten und entscheiden.

5 Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

Ich betreue und überwache die Leistungen der Vertragspartner der Gemeinschaft und schließe insbesondere nach Maßgabe der Beschlüsse, der Gemeinschaftsordnung und der Gesetze die notwendigen Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüfe die Versicherungssummen, um Unterdeckungen auszuschließen.

6 Geldverwaltung

Die gemeinschaftlichen Gelder lege ich auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach meiner Wahl getrennt von meinem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Ich führe die Konten unter dem Namen der Gemeinschaft und verwalte die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.

7 Rechnungskontrolle und –anweisung

Die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen führe ich selbstverständlich auch durch.

8 Buchführung

Ich richte eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften ein. Diese beinhaltet insbesondere:

das Führen und Abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
Einnahmekonten für Erträge;
Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;
die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

9 Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

Anwesenheit vor Ort
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nehme ich eine technische überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor.
Sonderfachleute
Soweit notwendig, ziehe ich Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft hinzu (z. B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist).
Auf Wunsch kann im Verwaltervertrag festgelegt werden, dass die Beauftragung von Sonderfachleuten erst dann erfolgen darf, wenn die Gemeinschaft dies beschließt.

10 Abwicklung von Schadensfällen

Empfehlung
Ich treffe Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirke bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.
Klärung
Ich kläre Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum, soweit dies ohne Sonderfachleute möglich ist. Für den Fall, dass Sonderfachleute hingezogen werden müssen, ist hierfür ggf. die Zustimmung der Gemeinschaft erforderlich (siehe Punkt 9 Sonderfachleute).
Schadensminderung
Ich geben Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und –beseitigung.

11 Instandhaltung und Instandsetzung

Instandhaltung und Instandsetzung in dringenden Fällen
Ich leite die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holen ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimme den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab. Ich vergebe in dringenden Fällen (z. B. Rohrbruch, Brand- oder Sturmschäden) Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwache die Arbeiten und nehmen diese ab. Bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum übernehme ich die Schadensmeldung an die Versicherung.
Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung
Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter die vorgenannte Regelung fallen, vergebe ich die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Ich ziehe im Rahmen der Beschlussdurchführung sachkundige Personen (Architekten bzw. Ingenieure) hinzu, soweit dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zulasten der Gemeinschaft.

12 Allgemeine Leistungen

Ich führe den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.

Besondere Leistungen

Besondere Leistungen sind folgende zusätzliche Tätigkeiten, die ich über die Grundleistungen hinaus durchführe:

Übersendung der Versammlungsniederschriften
Ich stelle jedem Wohnungseigentümer eine Kopie der o. g. Niederschrift ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zu. Es entstehen hier keine zusätzlichen Kosten.
Information des Beirats
Von wichtigem Schriftverkehr erhält der Verwaltungsbeirat Kopien, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann (Beiratskopien). Hierfür berechne ich Kopierkosten und Porti.
Gehaltsabrechnungen
Lohn- und Lohnnebenkostenabrechnung für haupt-/nebenberufliche Mitarbeiter der Gemeinschaft ohne Einschaltung eines Steuerberaters unter dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im Einzelfall. Die Abrechnung erfolgt hier nach Aufwand.
Beitreibung von Hausgeldforderungen
Beitreibung von Hausgeldforderungen durch gerichtliches Mahn- und/oder Klageverfahren ohne Einschaltung eines Rechtsanwalts, unter dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im Einzelfall. Die Abrechnung erfolgt nach RVG.

Serviceleistungen

Über die vertraglich vereinbarten Leistungen hinaus biete ich den von mir verwalteten Eigentümergemeinschaften, folgende kostenlose Service – Leistungen an:

Einweisung Verwaltungsbeirat
Oft mangelt es an Miteigentümern, die bereit sind, das Amt des Verwaltungsbeirats zu übernehmen. Das ist größtenteils darin begründet, dass man mit der Materie nicht vertraut ist und Angst hat, in einem unbekannten Gebiet Verantwortung zu übernehmen. Hier möchte ich mit einer Einweisung dem zukünftigen Beirat den Einstieg in seine Tätigkeit erleichtern.
Einweisung in Buchprüfung
In der Regel werden Buchprüfungen in den Räumen der Verwaltung durchgeführt, wobei ein Miteigentümer den Ordner mit den Rechnungen und Buchungslisten durchsieht. Eine gründliche Prüfung ist so nicht möglich. Auf Wunsch weise ich Miteigentümer oder Beiräte, die die Buchprüfung durchführen möchten, in eine Vorgehensweise ein, die eine gründliche Buchprüfung mit verhältnismäßig wenig Aufwand ermöglicht.
Beschlussanträge
Immer wieder kommen in Versammlungen Anliegen von Miteigentümern hoch, die geregelt werden müssen, aber nicht geregelt werden können, weil ein entsprechender Beschlussantrag nicht gestellt wurde und damit nicht unter den Tagesordnungspunkten aufgeführt ist. Deshalb gebe ich den Termin der Eigentümerversammlung ca. fünf bis sechs Wochen bevor sie stattfindet bekannt. Die Miteigentümer haben dann zwei bis drei Wochen Zeit Ihre Anliegen zu formulieren und mir zur Aufnahme in die Tagesordnung zu übermitteln. Sollte ein Miteigentümer Probleme damit haben, einen Beschlussantrag zu formulieren, bin ich dabei gerne behilflich.

PETERTHIELEN

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